Làm sao để có một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất?

0
87

Bản kế hoạch được xây dựng trước khi tổ chức sự kiện thường là để sắp xếp trước công việc sẽ làm đồng thời dự tính trước các nguy cơ có thể xảy ra, bởi vậy nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện.Thông thường chất lượng bản kế hoạch sẽ ảnh hưởng đến trực tiếp tới sự kiện.Làm thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện tốt nhất? Bài viết này sẽ giải đáp cho bạn.

1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện

Các loại sự kiện như đám cưới, đám hỏi, khánh thành,..luôn luôn khác nhau do những đặc thù riêng của chúng, vậy nên công việc đầu tiên bạn cần làm chính xác là điều này nếu không muốn xảy ra sai sót khi lập danh sách hạng mục vào kế hoạch.Mục đích và mục tiêu của sự kiện luôn tồn tại mối quan hệ song song mật thiết,cái này quyết định cái kia, đối với trường hợp này mục đích sẽ đặt ra các mục tiêu cần đạt được cho những người thực hiện.

>>> Xem thêm: tổ chức event – Chọn địa điểm tổ chức uy tín

2.Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào, đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện, nhóm này cần có các công tác chuẩn bị tỷ mị, duyệt chạy chương trình được để đảm bảo ngày tổ chức diễn ra sẽ không có sự sai sót.Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.

3. Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Thông điệp sẽ càng có sức ảnh hưởng hơn nếu nó được tổ chức vào những ngày đặc biệt, ví dụ các ngày lễ tết những sự kiện truyền tải thông điệp đoàn viên, tình yêu thương sẽ dễ dàng lan tỏa trong nhiều người hơn. 

>>> Xem thêm: tổ chức khai trương cửa hàng – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?

4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?

Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.

5.Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?

Đối với những dữ liệu đã thu thập được qua các bước phía trên chúng ta đã có thể bắt đầu lập chương trình tổ chức nhằm hướng đến các mục tiêu và truyền tải thông điệp đã vạch sẵn.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.

6. Vấn đề truyền thông cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp.Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí.

7.Xây dựng ngân sách sự kiện

Lên ngân sách dự trù cho tất cả các hạng mục, nên cân nhắc thật kỹ để đạt lợi ích tốt nhất về chi phí.Những bước trên chỉ là cơ sở cho bạn khi bắt đầu lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, để tạo ra một sự kiện có tầm ảnh hưởng bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trên, những kiến thức đó sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế.

>>> Tìm hiểu: chuyên tổ chức lễ khởi công – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.